Business Continuity: Tipps für einen effektiven Notfall-Kommunikationsplan

Für optimale Business Continuity muss im Notfall schnell reagiert werden. Diese Tipps helfen bei der Erstellung eines Notfall-Kommunikationsplans.

Der Management-Prozess für Business Continuity beinhaltet mehrere wichtige Schritte. Das Kommunizieren von Informationen während und nach einem Desaster zu den relevanten Parteien ist oberste Priorität. In diesem Leitfaden stellen wir einen Notfall-Kommunikationsplan für Business-Continuity-Planer zur Verfügung, der bei der Notfall-Kommunikationsplanung helfen kann. Sie können diese Vorlage natürlich auch individuell auf unterschiedliche Vorfälle anpassen.

Mit der Notfall-Kommunikationsplanung beginnen

Ein typischer Notfall-Kommunikationsplan sollte so detailliert wie möglich und möglichst von einem Spezialisten in Sachen Business Continuity entworfen werden. Interne Warnungen können via E-Mail, einem Paging-System, Sprachnachrichten oder SMS an Smartphones ausgegeben werden. 

Der Alarm sollte dann Instruktionen enthalten, das Gebäude zu verlassen und sich zu den entsprechenden Sammelplätzen zu begeben. Weiterhin können Sie so den aktuellen Status mitteileinen und Mitarbeiter benachrichtigen, wenn sie an den Arbeitsplatz zurückkehren können.

Externe Notfallkommunikation für den Business-Continuity-Plan beinhaltet das Benachrichtigen von Angehörigen bei einer Verletzung oder einem Todesfall und das Adressieren des Desasters gegenüber Medien. 

Weiterhin halten Sie damit wichtige Kunden, Partner oder Interessengruppen auf dem Laufenden. Jede Nachricht sollte immer mit dem Gedanken an das Publikum vorbereitet sein. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Angestellte, Medien, Angehörige oder Regierungsbehörden. Allgemeine Ankündigungen sind vielleicht direkt nach einem Vorfall akzeptabel, spätere Äußerungen müssen allerdings auf das entsprechende Publikum zugeschnitten sein.

Die Nachricht nach einer Notfallsituation zu verbreiten ist mit vielen Herausforderungen versehen. Zunächst einmal ist es wichtig, dass es überhaupt einen Notfall-Kommunikationsplan gibt. Darin sollte beschrieben sein, wie eine Organisation auf einen entsprechenden Vorfall reagiert. Der Plan muss außerdem die volle Unterstützung des Managements haben. Weiterhin muss man das Dokument in regelmäßigen Abständen überprüfen und angemessen aktualisieren. Außerdem sollte der Plan flexibel genug sein, um damit verschiedene Notfallsituationen adressieren zu können.

Acht Punkte, die Ihr Notfall-Kommunikationsplan enthalten muss

Die Gründe für eine Notfallsituationen oder ein Desaster können unter anderem Feuer, Wasser und außergewöhnliches Wetter, Entführungen, Bombendrohungen oder Vandalismus sein. Ein Notfall-Kommunikationsplan muss folgende acht Anforderungen erfüllen:

  • Schnelle Ausführbarkeit.
  • Die Geschäftsleitung über die Situation informieren.
  • Den Unternehmenssprecher finden und über die Situation aufklären.
  • Eine offizielle Stellungnahme vorbereiten und an die Medien sowie andere Organisationen ausgeben.
  • Organisation und Unterstützung der Medienberichterstattung.
  • Informationen über den aktuellen Status an die Mitarbeiter und Interessengruppen kommunizieren. Das gilt auch für weitere Instruktionen.
  • Mit den Angehörigen der Angestellten und der lokalen Gemeinschaft kommunizieren.
  • Sich an die Veränderungen anpassen, die mit dem Notfall einhergehen.

Allgemeine Überlegungen bei der Notfall-Kommunikationsplanung

Die nachfolgende Checkliste enthält einige allgemeine Überlegungen zur Notfall-Kommunikationsplanung, die Sie in Betracht ziehen sollten.

  • Unterstützung der Geschäftsleitung ist essenziell. Ohne die Geschäftsführung können Sie keinen Plan in Kraft setzen. Außerdem ist die Berichterstattung der Medien möglicherweise anders als geplant und potenzielle Gerichtsverfahren drohen ebenfalls.
  • Halten Sie den Plan so einfach wie möglich. Ein gut organisierter Schritt-für-Schritt-Plan mit relevanten Informationen hilft Ihnen, die meisten Vorfälle zu überstehen.
  • Konzentrieren Sie sich bei den Inhalten auf die relevanten Informationen. Geben Sie nur relevanten Fakten aus, die tatsächlich verfügbar sind. Agieren Sie proaktiv und verbreiten Sie die Nachrichten schnell. Halten Sie involvierte Parteien immer auf dem Laufenden. Korrigieren Sie falsche Informationen und erzählen Sie die Wahrheit.
  • Überprüfen und testen. Sobald der Plan fertig ist, überprüfen Sie diesen und spielen ihn durch. Damit garantieren Sie, dass die dokumentierten Prozeduren auch Sinn ergeben. Weiterhin stellen Sie sicher, dass unterstützende Materialien auf dem aktuellen Stand sind. Wir sprechen hier unter anderem von Erklärungen, Briefing der Medien und der Liste mit den wichtigsten Kontakten.
  • Seien Sie flexibel. Eine allgemeine Vorlage und unterstützende Dokumente sollten ausreichend sein, damit Sie die meisten Notfallsituationen meistern können.
  • Sprechen Sie sich mit der PR-Abteilung der Firma ab. Hat Ihr Unternehmen eine eigene PR-Abteilung, arbeiten Sie eng mit deren Mitarbeitern zusammen. Gemeinsam entwickeln Sie einen angemessenen Notfall-Kommunikationsplan. Darüber hinaus wird diese Abteilung wahrscheinlich sämtliche Kommunikation nach innen und außen koordinieren.

Außer dem Schritt-für-Schritt-Plan müssen Sie auch folgende Zusatzinformationen verarbeiten, die Sie vor, während und nach einem Notfall benötigen.

Was Sie vor einem Notfall benötigen

  • Einen Schritt-für-Schritt-Notfall-Kommunikationsplan.
  • Eine Liste mit internen Kontakten wie zum Beispiel Mitarbeitern.
  • Eine Liste mit externen Kontakten wie zum Beispiel Medien, Anbieter/Hersteller und Behörden.
  • Spezielle Formulare wie zum Beispiel Anruf-Logs. Damit können Sie Anfragen von Medien und anderen nachvollziehen. Ein Verzeichnis mit Notfallkontakten und eine Darstellung, die den Unfall, die Bombendrohung und so weiter beschreibt.
  • Vorgefertigte Dokumente wie zum Beispiel Pressemitteilungen, anfängliche Ankündigungen und nachfolgende Stellungnahmen.
  • Einen Ort, an den Sie die Medien einladen können. Dort sollten Strom, Netzwerkzugang, Monitore, Briefing- und Arbeits-Bereich vorhanden sein.
  • Speziell ausgebildete Teams zum Thema Notfallkommunikation.
  • Eine(n) qualifizierte(n) Unternehmenssprecher(in).
  • Technologie, um Notfallinformationen schnell an Mitarbeiter, Interessengruppen, Zulieferer, Kunden, Behörden und andere externe Einheiten ausliefern zu können.
  • Unternehmensrichtlinien für alle Aspekte der Notfallkommunikation.

Was Sie während eines Notfalls brauchen

  • Bestätigte Standorte aller Mitarbeiter.
  • Aktualisierte Statusberichte über den Vorfall.
  • Eine Liste mit den internen Angestellten, die kontaktiert wurden.
  • Eine Liste mit den externen Organisationen, die kontaktiert wurden.
  • Eine Liste mit den benötigten, erhaltenen und zurückgegebenen Ressourcen.
  • Maßnahmen, die während des Vorfalls ergriffen wurden.
  • Einen aktualisierten Notfall-Kommunikationsplan.
  • Welche Probleme aufgetaucht sind und wie man diese gelöst hat.
  • Zusätzliche Hilfe für andauernde Probleme, die man nicht selbst lösen kann.
  • Geschichte des Vorfalls: Was ist passiert? Was wurde getan? Was sind die Resultate und Folgen?

Was Sie nach einem Notfall benötigen

  • Eine Bestätigung, dass alle Angestellten sicher an den Arbeitsplatz zurückgekehrt sind.
  • Einen abschließenden Statusbericht über den Vorfall.
  • Eine komplette Liste der Mitarbeiter, die intern kontaktiert wurden.
  • Eine vollständige Liste der externen Organisationen, zu denen Kontakt aufgenommen wurde.
  • Eine komplette Liste mit den erhaltenen, benötigten und zurückgegebenen Ressourcen.
  • Maßnahmen, die bis zum Ende des Vorfalls ergriffen wurden.
  • Einen dokumentierten und kommentierten Notfall-Kommunikationsplan.
  • Eine vollständige Liste mit Problemen, auf die Sie gestoßen sind und wie diese adressiert wurden.
  • Ein vollständiger Hergang des Vorfalls: Was ist passiert? Welche Maßnahmen wurden ergriffen? Was sind die Resultate und Folgen?

Über den Autor:
Paul Kirvan, CISA und FBCI, bringt 24 Jahre Erfahrung in Sachen BCM (Business Continuity Management) mit sich. Er ist Consultant, Autor und Ausbilder. Er hat dutzende Schulungen und Betriebsprüfungen bezüglich BCMS (Business Continuity Management System) nach den internationalen Standards BS 25999 und ISO 22310 durchgeführt. Kirvan arbeitet derzeit als freier BCM-Consultant und -Betriebsprüfer. Weiterhin ist er Vorsitzender von Business Continuity Institute USA und ein Mitglied des BCI Global Membership Council. Sie können ihn unter pkirvan@msn.com erreichen.

Folgen Sie SearchDataCenter.de auch auf Facebook, Twitter und Google+!

Artikel wurde zuletzt im Januar 2015 aktualisiert

Erfahren Sie mehr über Disaster-Recovery-Strategien, Business-Continuity und Virtualisierung

Diskussion starten

Schicken Sie mir eine Nachricht bei Kommentaren anderer Mitglieder.

Bitte erstellen Sie einen Usernamen, um einen Kommentar abzugeben.

- GOOGLE-ANZEIGEN

SearchSecurity.de

SearchStorage.de

SearchNetworking.de

SearchEnterpriseSoftware.de

Close