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Lässt sich der volkswirtschaftliche Nutzen des Digital Workplace beziffern?

Welchen volkswirtschaftlichen Nutzen bringt der Digital Workplace? Eine aktuelle Studie von Crisp Research versucht sich an der Antwort.

Wie so vieles unterliegt auch der klassische PC-Arbeitsplatz den Veränderungen der Digitalisierung und wird durch neue Endgeräte wie Smartphones oder Tablets natürlich zu allererst mobiler, dadurch letztlich aber auch zeitlich flexibler. Der so entstehende Digital Workplace steht vor allem in den Führungsetagen hoch im Kurs, verspricht er doch vermeintlich effektivere Angestellte und gleichzeitig ein gehöriges betriebliches Einsparpotenzial.

Eine aktuelle Studie von Crisp Research, in Auftrag gegeben von Citrix Systems, geht dem betriebs- und sogar volkswirtschaften Nutzen des Digital Workplace in zumindest für Deutschland bisher wohl einzigartiger Weise nach. Die Studie „The Digital Workplace Value. Der ökonomische Beitrag digitaler und mobiler Arbeitsplatzkonzepte für Unternehmen und die Volkswirtschaft“ beginnt ihre Argumentationskette auf individueller Ebene mit den Erwartungen und Erfahrungen der 661 Entscheider und Angestellten, die hierfür im März 2016 in deutschen Unternehmen verschiedener Größe und Branchen befragt wurden. Auf dieser Datenbasis werden schließlich ökononomische Folgen für Unternehmen und Gesamtwirtschaft hochgerechnet.

Vor und Nachteil des Digital Workplace für Unternehmensmitarbeiter

Crisp Research beschreibt den Digital Workplace in drei Schichte: Die erste, den Mitarbeitern am nächsten gelegene Schicht zielt auf unmittelbar benötigte Endgeräte wie Smartphones oder Laptops ab, ohne die der digitale Arbeitsplatz nicht realisierbar ist. Als zweite Schicht werden Cloud-Services genannt, die als SaaS-Infrastruktur (Software as a Service) Produktivitäts- und Kommunikations-Tools zur Verfügung stellen und den unternehmensweiten Informations- und Datenaustausch gewährleisten. Die dritte Schicht bezieht sich schließlich auf die nötigen Änderungen an Unternehmensorganisation und Arbeitsprozessen, die einen betrieblichen Rahme für Home Office und mobiles Arbeiten bieten.

Digitale Arbeitsplatzkonzepte, so zeigt sich im weiteren Verlauf der Studie, führen zu einer Zunahme mobilen Arbeitens (heute: 4,6 Prozent der Befragten, zukünftig: 6 Prozent) und der Arbeit im Home Office (heute: 13,5 Prozent, zukünftig: 18,7 Prozent), während der klassische feste Arbeitsplatz im Unternehmen zunehmend zum Auslaufmodell wird (heute: 62,2 Prozent, zukünftig: 51,2 Prozent). Damit einher geht natürlich auch eine hohe zeitliche Flexibilität und Autonomie, die sowohl positive wie auch negative Folgen nach sich ziehen kann.

Studie von Crisp Research zum Digital Workplace
Erwartungen an den zukünftigen Ort des Arbeitens.

Die überwiegende Mehrheit der Studienteilnehmer gab zum Beispiel an, durch den Digital Workspace einen Zeitgewinn für Familie und Freizeit zu erwarten, und zwar von bis zu einer Stunde (10,8 Prozent) pro Woche über ein bis zwei Stunden (18,7 Prozent), zwei bis vier Stunden (29,4 Prozent), vier bis fünf Stunden (12,9 Prozent) bis hin sogar zu mehr als fünf Stunden (9,8 Prozent). 15,1 Prozent der Befragten erwarten hierbei keine Veränderung, nur 3,3 Prozent eine Verschlechterung.

Andererseits befürchten 50 Prozent eine qualitative Beeinträchtigung ihres Privatlebens durch die ständige Erreichbarkeit und Möglichkeit zum Arbeiten, 40 Prozent scheuen vor den stärkeren Überwachungsmöglichkeiten am Digital Workplace zurück und knapp 32 Prozent äußerten Bedenken wegen einer zu hohen Arbeitsbelastung durch den ständigen Zugang zum Arbeitsplatz.

Vom einzelnen Mitarbeiter zum betriebswirtschaftlichen Nutzen

Diese und zahlreiche weitere Ergebnisse des ersten Studienteils rechnen die Studienautoren im weiteren Verlauf hoch, um so zunächst einen betrieblichen und schließlich auch einen volkswirtschaftlichen Nutzen des Digital Workplace zu erhalten. Hierfür wird zunächst ein Beispielunternehmen mit 200 Millionen Euro Jahresumsatz, 10 Prozent Umsatzrentabilität, 20 Millionen Euro EBIT, 1.200 IT-Arbeitsplätzen und insgesamt 1.700 Mitarbeitern zugrundegelegt.

Laut Crisp Research gibt es in diesem Rahmen vier Faktoren, über die sich betriebliche Vorteile des Digital Workplace realisieren lassen: Im direkten Vergleich zwischen klassischem PC- und digitalem Arbeitsplatz, in den geringeren Fahrtkosten auf dem Arbeitsweg, in geringeren Reisekosten und in der flexibleren Arbeitszeit. Dabei wirft vor allem der erste Faktor einige Fragen auf.

Die Studie stellt die Kosten des Digital Workplace denen eines klassischen PC-Arbeitsplatzes gegenüber und listet hierfür exemplarisch Kosten für Smartphone, Laptop, PC, Raummiete und Cloud-Service auf. Da mag es durchaus einleuchten, dass zum Beispiel ein Laptop bei einem Abschreibungszeitraum von drei Jahren im Jahr gesehen günstiger ist als eine vollwertige Desktop-Umgebung. Über die einzelnen Beträge kann man natürlich trefflich streiten, viel entscheidender ist aber, dass in der Aufstellung so einige Mehrkosten des Digital Workplace gar nicht erst auftauchen.

Vor allem, wenn jahrealte Enterprise-Applikationen genutzt werden, sind oft enorme Anpassungsarbeiten nötig, um diese überhaupt auf mobilen Endgeräten sinnvoll nutzbar zu machen, was zu hohen Entwicklungskosten führen kann. Unabhängig von der Software wird zusätzlich aber auch die entsprechende Infrastruktur benötigt, mit der sich digitale Arbeitsplatzkonzepte überhaupt realisieren lassen. Hier kommen zum Beispiel EMM-/MDM-Lösungen (Mobile Device Management, Enterprise Mobility Management) oder auch Produkte zur App-Virtualisierung ins Spiel.

Wer Mitarbeitern einfach ein Smartphone in die Hand drückt, aber App-Stack und Infrastruktur nicht an die neuen Anwendungsszenarien anpasst, der wird seine Digital-Workspace-Initiative schnell an die Wand fahren. In gleicher Weise machen mobile Arbeitsprozesse oft auch Schulungen der Mitarbeiter notwendig, ein ebenfalls nicht zu vernachlässigender Kostenfaktor.

Zudem drohen steigende Support-Kosten, weil mobil arbeitende Mitarbeiter nicht mehr einheitliche und aufeinander abgestimmte IT-Hardware verwenden, sondern ihr Unternehmenslaptop zuhause mit eigenen Peripheriegeräten (Stichwort: Drucker!) verbinden müssen. Zu all dem kommen noch Kosten für den Anteil der Belegschaft hinzu, für den der Wechsel vom klassischen 9-to-5-Arbeitsmodell hin zum Always-on tatsächlich zu Stress und Burn-out führt. Schließlich ist auch die Frage berechtigt, wie sich der mögliche höhere Aufwand beziffern lässt, der bei verteilten Teams für die Absprache untereinander sowie für die Kommunikation und Projektarbeit miteinander nötig wird.

Studie von Crisp Research zum Digital Workspace
Exemplarischer erwarteter betriebswirtschaftlicher Nutzen des Digital Workplace.

Damit sollte ein deutliches Fragezeichen hinter die These gesetzt werden, der Digital Workplace sei an sich kostengünstiger zu haben als der klassische Desktop-Arbeitsplatz. Crisp Research allerdings kommt auf ein exemplarisches Einsparpotenzial von 413 Euro pro Jahr und Arbeitsplatz, das sich für das Beispielunternehmen auf 223.200 Euro aufsummiert. Preist man schließlich noch die geringeren Fahrtkosten zur Arbeit, die geringeren Reisekosten sowie die persönliche (erwartete) Produktivitätssteigerung mit ein, steht unter dem Strich ein sattes Plus von bis zu 4,8 Millionen Euro und mithin eine EBIT-Steigerung um 25 Prozent, die der Digital Workplace dem Beispielunternehmen einbringt.

Der gesamtwirtschaftliche Vorteil des Digital Workplace

Mit diesen Werten ist es dann ein Leichtes, vom betriebswirtschaftlichen Nutzen des einzelnen Unternehmens auf den volkswirtschaftlichen Vorteil des Digital Workplace zu schließen. Ein paar wenige Thesen zur Effektivitätssteigerung, zum Wert einer Arbeitsstunde und zur Nutzungsintensität digitaler Arbeitsplatzkonzepte reichen, um der deutschen Volkswirtschaft ein zusätzliches Leistungspotenzial von 77 Milliarden Euro pro Jahr zu attestieren. Wer aber bereits auf betriebswirtschaftlicher Ebene an der Höhe des Kostenvorteils zweifelt, wird natürlich auch hier den Rotstift ansetzen müssen.

Abseits der konkreten Summe führt die Annahme des volkswirtschaftlichen Nutzens des Digital Workplace dann für die Studienautoren auch zu einer Reduzierung der jährlichen Stauschäden (verschwendete Arbeitszeit, verspätete Lieferungen etc.) um 7 Milliarden Euro sowie entsprechend eine um bis zu 7 Millionen Tonnen reduzierte CO2-Bilanz. Nun führt vermehrte Heimarbeit sicherlich zu weniger Verkehrsaufkommen, die Studie von Crisp Research verkürzt hier aber die Kausalbeziehung zwischen Digital Workplace als Ursache und reduziertem Verkehrsaufkommen als dessen Folge.

Beim Rückgang des Berufsverkehrs spielen viele verschiedene Faktoren eine Rolle, zum Beispiel staatliche Steuerung oder gesellschaftliche Konventionen. In dieser Gemengelage fällt es schwer, den potenziellen Rückgang des CO2-Ausstoßes klar einem Faktor zuzuschreiben. Damit wird der spannende erste Teil der Studie zu den individuellen Erwartungen an den Digital Workplace als Grundlage der folgenden Studienteile überinterpretiert, um eher vage Schlussfolgerungen zum betriebswirtschaftlichen und volkswirtschaftlichen Nutzen zu erhalten.

Max Hille, Analyst bei Crisp Research und einer der Studienautoren, und Dirk Pfefferle, Area Vice President Central & Eastern Europe bei Citrix und damit Auftraggeber der Studie, betonen allerdings einhellig, dass die Studie trotz der konkreten Zahlen nicht zu wörtlich verstanden werden sollte, sondern als Plädoyer für den Digital Workplace vor allem Denkanstöße geben will. Bei den weitreichenden prognostizierten Konsequenzen könnte das auch gelingen.

Die Studie kann kostenfrei bei Crisp Research angefordert werden.

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Artikel wurde zuletzt im Juni 2016 aktualisiert

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