Diese fünf Kernanforderungen muss Workplace-as-a-Service erfüllen

Workplace as a Service kann viele Probleme herkömmlicher Desktop-Bereitstellung lösen. Dafür müssen allerdings bestimmte Anforderungen erfüllt werden.

„Workplace as a Service“-Konzepte etablieren sich immer mehr als ernsthafte Alternative zur herkömmlichen, dezentralen...

Bereitstellung von Desktop-Anwendungen. Durch Sie bietet sich die Chance, sowohl den schwierigen Spagat zwischen steigenden Business-Anforderungen als auch eine Deckelung der Kosten zu bewerkstelligen – trotz Mehraufwandes für die Administration und die Gewährleistung der Sicherheit.

Mehr als 80 Prozent der IT-Verantwortlichen in deutschen Großunternehmen wollen die Ausstattung und den Betrieb ihrer IT-Arbeitsumgebungen modernisieren (siehe Abbildung 1). Sie reagieren damit nicht zuletzt auf Forderungen seitens der Mitarbeiter und Business-Verantwortlichen nach einer moderneren Ausstattung sowie einer höheren Reaktionsgeschwindigkeit und Flexibilität bei der Bereitstellung der IT-Arbeitsumgebungen.

Abbildung 1: Priorität der Workplace-Modernisierung

Dabei wird aber meist übersehen, dass eine bessere Ausstattung und die flexible Unterstützung der Mitarbeiter in wechselnden, häufig mobilen Arbeitsumgebungen auch Mehrkosten verursacht. Schließlich müssen die vielfältigen Anwendungen und Endgeräte auch angeschafft und administriert sowie die sich neu auftuenden Sicherheitslücken geschlossen werden

Es sind daher nachhaltige Strategien für die Workplace-Modernisierungen gesucht, wie die PAC-Analyse Workplace as a Service – von der Vision zur Realität aufzeigt.

Ein überlegtes Vorgehen ist umso wichtiger, da IT-Leiter derzeit nicht mit signifikanten Budgetsteigerungen rechnen können, um diese Zusatzkosten zu decken. Mehr als die Hälfte der IT-Verantwortlichen in deutschen Großunternehmen rechnet laut Analyse kurz- und mittelfristig mit konstanten oder sogar fallenden Budgets im Workplace-Umfeld (siehe Abbildung 2).

Abbildung 2: IT-Verantwortliche rechnen mit sinkenden Budgets.

Zentrale Ziele der Workplace-Modernisierung müssen deshalb eben nicht nur eine bessere Unterstützung von Mobility-Szenarien oder eine effektive Vernetzung der Mitarbeiter sein, auch wenn diese Themen in der Fachdiskussion über Workplace-Strategien den größten Platz einnehmen. Vielmehr muss gleichermaßen über die Gewährleistung von Sicherheitsstandards und einer nachhaltigen Senkung der Kosten für Anschaffung und Betrieb einzelner Geräte und Anwendungen diskutiert werden.

Abbildung 3: Die wichtigsten Ziele bei der Workplace-Modernisierung

Cloud-basierte Bereitstellung des Workplace

Diesen Spagat – moderne Ausstattung einerseits, Gewährleistung der Sicherheit und Deckelung der Kosten andererseits – kann die IT nur erfolgreich bewerkstelligen, wenn sie sich von der herkömmlichen, dezentralen Art der Bereitstellung abwendet und die Realisierung von Cloud-Konzepten im Workplace-Umfeld ernsthaft in Angriff nimmt.

Der Druck hierzu ist bereits immens und wird im Zuge von BYOD und Consumerization of IT weiter steigen. Immer mehr Mitarbeiter kennen schließlich die Möglichkeiten neuer Technologien für den Arbeitsplatz sowie die Vorteile eines Cloud-basierten Arbeitens aus ihrem privaten Umfeld. 

Sie halten es für selbstverständlich, dass benötigte Anwendungen bei Bedarf auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Restriktionen oder Verbote seitens der IT werden immer öfter abgelehnt. Ein steigender Wildwuchs (Stichwort Schatten-IT), der die Kosten und Sicherheitsrisiken noch weiter in die Höhe treibt, ist die logische Konsequenz. 

Die IT kann sich aus dieser Situation nur befreien und die Kontrolle zurückerlangen, indem sie echte Alternativen anbietet. Vor diesem Hintergrund bietet eine zentrale, Cloud-basierte Bereitstellung von Workplace-Anwendungen as a Service die Chance, die Ausstattung zu modernisieren und flexibel an den Bedarf der Mitarbeiter anzupassen – gleichzeitig aber auch die Gesamtkosten zu senken und Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Hürden der „Workplace as a Service“-Konzepte

Allerdings ist die Umsetzung von Workplace-as-a- Service-Konzepten kein Selbstläufer. Ein belastbarer Business Case und schneller Payout ergeben sich nur, wenn IT-Arbeitsumgebungen vollständig und unternehmensübergreifend aus der Cloud bereitgestellt und damit verbundene Kosteneinsparpotenziale, zum Beispiel durch die Automatisierung von Service-Routinen, konsequent ausgeschöpft werden. Denn selbstverständlich verursacht die Virtualisierung Kosten.

Diese entstehen beispielsweise durch die Replikation von Daten und Verzeichnisstrukturen, die nötig sind, um ein reibungsloses Zusammenspiel zwischen Onsite-installierten und virtualisierten Anwendungen zu gewährleisten. Der Aufwand lässt sich reduzieren, indem ein Großteil der Arbeitsplatzanwendungen in die Cloud verlagert wird.

Hierzu sind jedoch modern ausgerüstete Rechenzentren erforderlich, deren Aufbau und Betrieb ebenfalls kosten. Unternehmen müssen daher sorgfältig prüfen, ob sie derart umfassende Virtualisierungsprojekte mit eigenen Ressourcen stemmen und profitabel betreiben können oder darauf spezialisierte Dienstleister beauftragen.

In den letzten Monaten hat sich das Workplace-as-a-Service-Angebot externer Dienstleister und Cloud-Anbieter deutlich vergrößert. Allerdings gibt es erhebliche Unterschiede beim Einsatzspektrum und der technischen Reife der Angebote. Gerade in solch einem frühen Stadium, in dem sich der Markt heute befindet, ist es deshalb wichtig, die Lösungen genauso wie die Kompetenzen der Provider kritisch zu hinterfragen. Laut PAC-Analyse sind dabei fünf Kernanforderungen zu erfüllen:

1. Funktions- und Einsatzspektrum

Das Workplace-as-a-Service-Konzept zielt auf mehr ab, als nur einzelne Anwendungen als Add-ons über die Cloud bereitzustellen oder einzelne Nutzungsszenarien abzubilden. Es will vielmehr das erwähnte Dilemma auflösen und komplette IT-Arbeitsumgebungen unternehmensweit über eine zentrale, Cloud-basierte Plattform bereitstellen.

Moderne digitale Arbeitsplätze bestehen nicht mehr nur aus PC, Office und E-Mail, sondern es sind IT-Arbeitsumgebungen mit verschiedenen Endgeräten (Laptop, Tablet, Smartphone, Thin Clients oder Kiosksysteme) und einem umfassenden Spektrum an Werkzeugen für die Zusammenarbeit sowie moderne Kommunikations- sowie Fach- und Prozessanwendungen. 

Workplace-as-a-Service-Lösungen sollten entsprechend gewährleisten, dass sich alle relevanten Anwendungen und Endgeräte über die Plattform bereitgestellt und administrieren lassen. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass die Workplace-Anwendungen untereinander und mit Onsite-Anwendungen reibungslos zusammenspielen und Nutzer – unabhängig vom Gerätetyp und Betriebssystem – einen einheitlichen Zugang zu diesen Anwendungen haben.

Kritische Fragen im Zusammenhang mit dem Funktions- und Einsatzspektrum von Workplace as a Service-Lösungen sind unter anderem:

  • Bietet die Lösung ein umfassendes Geräte-Management – auch für mobile Endgeräte und die im Unternehmen relevanten Betriebssysteme?
  • Ist eine einheitliche Anwendungssicht sowie eine ausreichende Nutzbarkeit der Anwendungen über verschiedene Endgerätetypen und Betriebssysteme gewährleistet?
  • Wie wird beim Wechsel der Endgeräte bzw. der Arbeitsumgebung eine reibungslose Weiternutzung der Anwendung gewährleistet?
  • Inwieweit unterstützt die Lösung die Einbindung aktueller und zukünftiger Anwendungen und deren Zusammenspiel?
  • Gibt es vordefinierte Lösungsbausteine, welche die Integration von Anwendungen beschleunigen und deren Betrieb kostengünstiger gestalten helfen?

2. Modularisierung und Flexibilität

Viele Mitarbeiter müssen heute komplexe Aufgaben erledigen und benötigen dafür mehr als PC, Office, E-Mail und ein Festnetztelefon. Klar ist aber auch: Die interne Bereitstellung aller verfügbaren Kommunikations-, Zusammenarbeits-, Fach- und Prozessanwendungen sowie der modernsten Endgeräte für alle Mitarbeitergruppen wäre ökonomisch unsinnig und würde dem Zwang zur Kosteneinsparung entgegenlaufen.

Deshalb sollte eine Workplace-as-a-Service-Lösung nicht nur ein breites Spektrum an Anwendungen vorhalten, sondern auch eine bedarfsgerechte Bereitstellung der Dienste entsprechend der (jeweiligen) Rolle der Mitarbeiter ermöglichen. Denn natürlich haben Außendienstmitarbeiter oder Manager ganz andere Anforderungen an Mobilität, Vernetzung, Sicherheit oder Verfügbarkeit als ein Produktionsmitarbeiter, der von Zeit zu Zeit über Kiosksysteme oder Thin Clients auf einzelne Anwendungen zugreifen muss.

Bedarfsgerecht bedeutet auch, dass einzelne Anwendungen für spezifische Mitarbeitergruppen gegebenenfalls auch offline zur Verfügung stehen sollten und bei Wechsel der Umgebung ein Session Roaming gewährleistet ist. Umgekehrt sollte die Lösung in der Lage sein, BYOD-Szenarien umfassend zu unterstützen bzw. aktiv zu einer Konsolidierung der mobilen Endgerätelandschaft (u.a. durch den Austausch teurer Laptops und Tablets durch Thin Clients) beizutragen.

Kritische Fragen bei der bedarfsgerechten Bereitstellung von IT-Arbeitsumgebungen sind u.a.:

  • Bietet die Lösung eine ausreichende Modularität und entsprechende Managementwerkzeuge, um eine bedarfsgerechte Bereitstellung der Anwendungen zu unterstützen?
  • Bietet die Lösung – falls für einzelne Anwender nötig – auch Möglichkeiten zur Offline-Nutzung?
  • Wie wird bei Wechsel der Endgeräte bzw. der Arbeitsumgebung eine reibungslose Weiternutzung der Anwendung gewährleistet?

3. Self-Service-Angebot und der Grad der Automatisierung

Die konsequente Ausschöpfung von Kostensenkungspotenzialen ist zentral, um Workplace-as-a-Service-Konzepte trotz des mit der Virtualisierung einhergehenden Mehraufwandes erfolgreich umzusetzen. 

So genannte Self-Service-Portale sollten deshalb nicht als nützliches Add-on, sondern vielmehr als Kernstück einer Lösung betrachtet werden. Idealerweise sind sie in der Lage, alle Prozesse im Zusammenhang mit der Bereitstellung und dem Betrieb von IT-Arbeitsumgebungen weitgehend automatisiert abzubilden, so dass neue Nutzer in kürzester Zeit an das System angebunden und die Zahl der Tickets im Helpdesk deutlich reduziert werden kann. Eine abgeschlossene Bestellung eines Geräts sollte so zum Beispiel auch automatisch dessen „Betankung“ anstoßen.

Hinter den Services stehen zudem vielfach komplexe Genehmigungsverfahren und unterschiedliche Berechtigungskonzepte, die in dem Portal hinterlegt und sich möglichst einfach ändern lassen sollten. Und selbstverständlich sollte das Portal umfassende Dokumentationsmöglichkeiten bieten, um die Nutzung und Administration der IT-Arbeitsumgebungen transparenter zu machen. 

Zusätzliche Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung ergeben sich, wenn über das Portal die gesamte Arbeitsplatzausstattung (z.B. die Bestellung von Büromaterial oder zusätzlicher Dienstleistungen)  und auch typische Arbeitsabläufe (Urlaubsanträge, Arbeitszeiterfassung) abgebildet werden.

Kritische Fragen im Zusammenhang mit Self-Service-Portalen sind u.a.:

  • In welchem Umfang bietet die Lösung Self-Service-Routinen und sind IMAC-Aufgaben automatisiert, so dass sich Kosten maximal senken lassen?
  • Lassen sich über die Lösung auch mobile Anwendungen bereitstellen und verwalten, wie beispielsweise über einen App Store als integralen Bestandteil?
  • Stellt das Portal nur Anwendungen und Technologien bereit oder können auch damit verbundene Supportaufgaben, genauso wie weitere Bestellvorgänge oder Prozesse, abgebildet werden?
  • Inwieweit lassen sich mit der Lösung Genehmigungs-Workflows und rollenbasierte Berechtigungskonzepte bis hin zum Anstoß angrenzender Prozesse (z.B. Betanken neuer Geräte nach Auslösung des Bestellvorgangs) abbilden?
  • Wie einfach können Mitarbeiter das Portal nutzen, ist eine hohe Usability gewährleistet?

4. Sicherheit: Die hohen Ansprüche deutscher Unternehmen als Maßstab

Im Vergleich zur herkömmlichen Bereitstellung von IT-Arbeitsumgebungen bietet das Workplace-as-a-Service-Konzept deutliche Vorteile in punkto Sicherheit, denn viele potenzielle Sicherheitslücken existieren nicht, wenn die Anwendungen nicht auf den Endgeräten, sondern im Rechenzentrum des Providers laufen.  Zudem bietet die zentrale Bereitstellung und Administration der IT ein höheres Maß an Kontrolle von Sicherheits- und Compliance-Regeln.

Dennoch bilden die Sicherheitsbedenken vieler Unternehmen gerade hierzulande die größte Barriere für die Realisierung Cloud-basierter Lösungen. Diese Sorgen, die im Zuge der NSA-Affäre eher noch größer geworden sind, müssen durch die Lösung selbstverständlich adressiert werden. 

Schließlich steht bei Workplace-as-a-Service eine ganzheitliche Umsetzung des Cloud-Modells im Workplace-Umfeld, einschließlich vieler geschäftskritischer Daten und Anwendungen, im Fokus. So ist denn nicht nur die Sicherheit und Integrität der Daten im Rechenzentrum des Providers zu gewährleisten, sondern es sind auch die Zugänge zur Lösung und die Verbindung zwischen Endgeräten und Lösung abzusichern. Last but not least, muss der Provider eine für das Geschäft ausreichende Verfügbarkeit der Lösung sicherstellen.

Kritische Fragen zur Sicherheit und Verfügbarkeit sind unter anderem:

  • Inwiefern ist der Schutz und die Integrität der Daten in den Rechenzentren der Provider gewährleistet?
  • Gewährleistet die Lösung eine ausreichende Compliance mit den Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens und mit rechtlichen Vorschriften?
  • Welche Maßnahmen, Mechanismen und Technologien werden geboten, um einen ausreichenden Schutz vor Zugang durch unberechtigte Dritte zu gewährleisten? Welche Mechanismen gibt es beispielsweise für die Datennutzung auf unsicheren Geräten?
  • Wie wird die Verfügbarkeit bzw. Ausfallsicherheit der Lösung sichergestellt, inwieweit wird die Verfügbarkeit durch SLAs garantiert?

5. Kompetenzen und Service-Portfolio der Provider

Die Umsetzung eines Workplace-as-a-Service-Konzepts bedeutet letztlich einen deutlichen Bruch mit herkömmlichen Formen der Bereitstellung von IT-Arbeitsumgebungen. Gefordert ist eine ganzheitliche Sichtweise bei der Workplace-Konsolidierung, die sich – obwohl der TCO-Gedanke in anderen Feldern schon verbreitet ist – in diesem Segment erst langsam durchsetzt. 

Unternehmen sollten genau hinterfragen, ob ein Provider tatsächlich in der Lage ist, den gesamten Prozess der Workplace-Konsolidierung (von der Planung bis zum Betrieb) zu begleiten – und so den Erfolg der Gesamtlösung mit seiner Kompetenz und entsprechenden Service-Angeboten zu gewährleisten. 

Der gerade veröffentlichte PAC-Radar Workplace Management und Transformation in Deutschland – eine unabhängige Analyse der Kompetenzen und Angebote der zehn führenden Anbieter in diesem Segment im deutschen Markt – bietet hierfür eine gute Grundlage.

Kritische Fragen zur Kompetenz und dem Service-Angebot des Providers sind u.a.:

  • Inwiefern ist die Workplace-as-a-Service-Lösung eingebettet in ein umfassendes Angebot für Workplace Management & Transformation (bzw. Migration)?
  • Mit welchen Beratungsleistungen unterstützt der Anbieter eine reibungslose Einführung der Workplace-as-a-Service-Lösung?
  • Welche Erfahrungen und Kompetenzen hat der Provider in angrenzenden Bereichen, u.a. bei Anwendungsintegration, Connectivity etc.?

Die vollständige Analyse Workplace-as-a-Service – von der Vision zur Realität kann kostenlos heruntergeladen werden.

Über den Autor:
Dr. Andreas Stiehler ist Principal Analyst – Digital Enterprise bei der Pierre Audoin Consultants (PAC) GmbH.

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Artikel wurde zuletzt im Januar 2015 aktualisiert

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