Checkliste: Versteckte Kosten bei neuen Servern, die man gerne übersieht

Die Gesamtkosten eines Servers umfassen auch Posten wie Wartung und Lizenzen. Gerne übersieht man beim Kauf eines Servers die versteckten Kosten.

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Data-Center-Design

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Durch geschickte Budget-Planung und Weitsicht bei verschiedenen Faktoren, können Sie Server-Kosten nach dem Kauf...

senken.

Neue Server sind ein Bestandteil von Auffrischungszyklen. Diese bringen neue Ressourcen, eine bessere Energieeffizienz und andere Vorteile für das Data Center mit. Allerdings gehört zum Kauf neuer Server mehr, als nur den Geldbeutel zu öffnen und die Rechnung zu bezahlen. Es fallen weitere Kosten an. IT-Profis und Business-Planer müssen die Betriebskosten beim Einsatz neuer Server in die Rechnung aufnehmen. In dieser Checkliste zeigen wir fünf Kategorien, die die Kosten neuer Server erhöhen können.

1. Vernünftige Systemkonfiguration

Ein häufiger Fehler beim Kauf neuer Server ist, einfach ein Low-End- oder ein High-End-Modell zu erwerben. Entscheiden Sie sich für kostengünstige Server im unteren Preis-Segment, müssen Sie diese möglicherweise später nachrüsten. Das kann sowohl teuer sein, als auch den Ablauf im Data Center stören. Ähnlich verhält es sich mit Geräten im High-End-Bereich. Hier pumpen Sie möglicherweise Geld in Kapazitäten, die Sie vielleicht gar nicht benötigen. Deswegen sollten Sie eine für Ihre Ansprüche optimale Server-Konfiguration auf dem Reißbrett erstellen. Das beinhaltet Prozessoren, Arbeitsspeicher und andere Funktionen. Entscheiden Sie den Kauf aufgrund benötigter Features und Ressourcen.

  • Denken Sie darüber nach, wie der Server ihren Ansprüchen genügen muss.

Natürlich ist die Meinung, wie das Optimum aussehen muss subjektiv. Ein idealer Server für ein Unternehmen entspricht nicht den Vorstellungen eines anderen. Zum Beispiel könnte eine Firma planen, viele Server zu konsolidieren und diese in virtuelle Maschinen umzuwandeln. Dafür brauchen Sie viel Arbeitsspeicher. Ein anderes Unternehmen legt möglicherweise Wert auf schnelle Netzwerk-Zugriffe und wird sich für mehrere schnelle Netzwerkkarten entscheiden, die NIC-Teaming- und TCP-Offloading-Features haben.

Wenn Sie bei der Server-Konfiguration das passende gefunden haben, hält dieser möglicherweise einen ganzen Lebenszyklus. Kostspielige Upgrades und Ausfallzeiten würde es in diesem Fall nicht geben.

  • Nicht nur die Hardware ist entscheidend, sondern auch Software und Kompatibilität zur Infrastruktur.

Systemkonfigurationen sollten über wichtige Rechner-Eigenschaften hinaus gehen. In die Rechnung gehören Ausgaben für Betriebssystem und System-Management-Tools. Natürlich wollen Sie sicherstellen, dass neue Server kompatibel zur restlichen System-Infrastruktur sind. In Sachen System-Management-Tools ist die Geschichte in heterogenen Umgebungen nicht immer trivial. Viele Tools stellen nicht die umfassende Kontrolle bereit, die Sie sich wünschen.

2. Jährliche Wartungskosten für die Server

Wartungsverträge und Softwarelizenzen sind periodisch auftretende Kosten für jeden Server. In der Regel handelt es sich nicht um versteckte Kosten. Dennoch werden Sie häufig bei den Komplettkosten eines Systems vergessen. Jährliche Wartung und Lizenzen sind allerdings unverzichtbar, da jedes Unternehmen technische Unterstützung, Software-Patches vom Hersteller und andere Services benötigt. Ohne Wartungsvertrag würde sich ein Unternehmen bei der Problembeseitigung wesentlich schwerer tun. Auch die Verfügbarkeit von Ersatzteilen ist in diesem Fall nicht immer vorhanden.

  • Kalkulieren Sie die Wartungs- und Lizenzkosten für die gesamte Lebensdauer eines Servers ein.
  • Verhandeln Sie bei Großeinkäufen geschickt und schlagen eventuell kostenlose Wartungen heraus.

Wenn Sie einen neuen Server kaufen möchten, sollten Sie die erwartete Lebensdauer bereits wissen. Somit können Sie die Kosten für Softwarelizenzen und Wartungsverträge sehr genau einkalkulieren. Behalten Sie im Hinterkopf, dass Wartungsverträge im Laufe der Zeit teuer werden können. Damit wollen Hersteller den Druck für die Anschaffung neuer Server verstärken. Allerdings kann die Wartung auch ein Punkt bei den Verhandlungen beim Kauf sein. Wenn Sie geschickt verhandeln, können Sie eventuell kostenfreie Wartungen aushandeln. Das gilt vor allem bei Großeinkäufe.

3. Kostspielige Hersteller-Dienste

Sobald der neue Server eingetroffen ist, müssen Sie diesen auspacken, testen, vorbereiten und  das alte Gerät ersetzen. Viele Unternehmen haben für diesen Prozess das notwendige Fachwissen und Personal im eigenen Haus. Allerdings gibt es Situationen, bei denen die Hilfe der Hersteller notwendig sein könnte. Zum Beispiel ist die Migration von Workloads nicht immer alleine möglich.

  • Vor einem Kauf sollten Sie sich bewußt sein, ob ihr IT-Personal die Aufgabe alleine meistern kann.
  • Sollten Sie externe Hilfe benötigen, vergleichen Sie die Preise der verschiedenen Dienstleistungen.

Hersteller wie IBM Global Services oder Dell Services können teuer sein. Sollte Ihr Unternehmen Hilfe bei der Server-Auffrischung benötigen, nehmen Sie sich Zeit und evaluieren mögliche Zusatzkosten. Vergleichen Sie die Preise mit ähnlichen Dienstleistungen von zertifizierten Zwischenhändlern aus ihrer Region. Diese könnten nicht nur billiger sein, sondern auch eine schneller Reaktionszeit anbieten. Alternativ haben Sie immer die Möglichkeit, die Ziele zu überdenken. Der angestrebte Zeitraum lässt sich eventuell so ändern, dass die angestellten IT-Mitarbeiter das Projekt stemmen können.

4. Umstrukturierung und Disposition alter Systeme

Die Kosten für Umstrukturierung und Disposition werden gerne übersehen. Ist ein neuer Server in die Produktion aufgenommen, werden damit normalerweise ein oder mehrere alte Server ersetzt. Somit müssen Sie wissen, was mit diesen alten Servern passiert und welche Kosten anfallen. Viele Firmen entscheiden sich, zumindest einen Teil der alten Hardware anderweitig einzusetzen. Zum Beispiel könnten Sie ausgemusterte Server in einem Disaster-Recovery-Standort unterbringen. Auch für Test- und Entwicklungs-Umgebungen sind sie vielleicht noch geeignet. Denkbar ist auch der Einsatz als Abteilungs- oder Arbeitsgruppen-Server.

  • Wenn Sie einen ausgemusterten Server wiederverwenden, sind damit auch Kosten verbunden.

Die Wiederverwendung alter Server kann dazu führen, dass noch ältere Hardware ausgemustert wird. Jede Neuverwendung und Workload-Migration nimmt Zeit in Anspruch. Das verursacht bei eigenen IT-Mitarbeiter oder externen Dienstleistern zusätzliche Kosten.

  • Sollten Sie das Gerät nicht mehr brauchen, ist die Entsorgung nicht zwingend kostenlos.

Was passiert mit der Ausrüstung, wenn Sie dafür keine Verwendung mehr haben? In vielen Fällen nimmt der Hersteller die alten Geräte zurück und entsorgt diese. Allerdings ist diese Dienstleistung nicht unbedingt kostenlos. Bevor Sie den Hersteller für das Recycling der Alt-Geräte bezahlen, erkundigen Sie sich auch hier in der Region. Möglicherweise gibt es ein günstigeres Angebot oder es findet sich jemand, der das Gerät kostenlos entsorgt.

5. Goldener Käfig beim technischen Support

Problembeseitigung ist womöglich der am schwersten einzuschätzende Kostenfaktor während der Lebensdauer eines Servers. Fehler kommen unerwartet und das Finden dieser ist häufig kompliziert. Sollte ein Server zu einem Problem werden, verweisen Unternehmen in der Regel auf den Wartungsvertrag und beziehen den Hersteller beim Support ein. Allerdings kann das zu einer Tortur werden. Vor allem, wenn Sie zunächst mit dem First-Level-Support in Kontakt treten. Diese arbeiten oftmals eine Troubleshooting-Liste ab, was dauern kann. Das gilt selbst dann, wenn die eigenen Mitarbeiter das Problem bereits kennen.

  • Erkundigen Sie sich, wie Probleme an höher gestellte Techniker und Support-Level weitergegeben werden und wie lange das in der Regel dauert.

First-Level-Support kann echte Zeitverschwendung sein und kostet Geld. Jede Stunde, die sich ein IT-Mitarbeiter mit dem Support des Hersteller auseinandersetzen muss, ist eine verlorene Arbeitsstunde und somit Produktivitätsausfall. Leider kommen Firmen in der Regel nicht an Ersatzteile, ohne sich durch die goldenen Käfige des technischen Supports der Hersteller zu hangeln. Bei der Anschaffung eines neuen Servers sollten Sie in Betracht ziehen, wie gut und kompetent die Support-Mitarbeiter des jeweiligen Herstellers sind. Weiterhin sollten Sie evaluieren, auf welche Weise Probleme an höher gestellte Techniker und Support-Levels weitergegeben werden.

Die Auffrischung der Server ist eine Gelegenheit, effizientere und leistungsfähigere Ausrüstung ins Data Center zu implementieren. Somit werden Sie den Ansprüchen Ihres Geschäftsbereichs gerecht. Allerdings verursacht dieser Auffrischungsprozess Kosten, die weit über den eigentlichen Kaufpreis hinausgehen. Sie ziehen sich über die gesamte Lebensdauer eines Servers. Ein Unternehmen sollte sich Zeit nehmen, um diese versteckten Kosten so genau wie möglich einschätzen zu können. Nur so bekommen Sie eine realistische Zahl der der gesamten Betriebskosten.

Artikel wurde zuletzt im Dezember 2013 aktualisiert

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