17.12.2008 | Autor / Redakteur: Karsten Tampier* und Jörg Thamm* / Florian Karlstetter
Häufig werden IT-Kosten durch ein Benchmarking verglichen und anschließend mit dem „Rasenmäher“ optimiert. Ein vorausgehender Strategieabgleich findet selten statt. Unternehmen vergeben damit die Chance, IT-Kosten wirkungsvoll zu reduzieren.
Unternehmen stellen sich in regelmäßigen die Frage, wie hoch ihre IT-Kosten sind und ob der Preis für die Leistung angemessen ist. Klassischerweise wird dann ein externer Dienstleister mit einem Benchmarking betraut, um den Status quo zu überprüfen und Ansätze für die Optimierung – also die Reduzierung des Aufwands – zu finden. Bei diesem Vorgehen wird oft ein Teilbereich ausgewählt, der in der Kritik steht: Traditionelle Kandidaten für diese Untersuchungen sind beispielsweise Desktop-Kosten, der Aufwand für die Server-Bereitstellung oder spezielle Gruppen von Anwendungen. Das Vorgehen hat sich etabliert, was aber nicht bedeutet, dass es auch in jedem Fall sinnvoll ist.
Bei dieser Art der „Optimierung“ wird die Unternehmensstrategie allzu oft vernachlässigt. Gerne verweisen Berater auf offensichtliche Stellschrauben im IT-Betrieb und auf eine bekannte Auswahl strategischer IT-Projekte, mit denen künftige Verbesserungspotentiale gehoben werden sollen. Nachdem die offensichtlichen Möglichkeiten ausgeschöpft wurden, ergeben sich durch Wiederholungen des gleichen Ansatzes jedoch nur noch wenige Gelegenheiten für weitere Verbesserungen.
Erfahrungsgemäß bietet ein integriertes Vorgehen, das Strategie und Benchmarking miteinander verbindet, eine weitaus größere Chance, die IT-Kosten wirkungsvoll zu reduzieren. Der Ansatz vereint die Phasen
Vor dem Start einer Benchmarking-Analyse und der Definition eines Projektportfolios steht die Überprüfung der Stoßrichtung der IT in Bezug auf die Unternehmensstrategie. So lassen sich Themen ableiten, die nachhaltige Effekte versprechen. Die Analyse im Benchmarking und der Portfolioüberprüfung konzentriert sich dann auf diese Bereiche. Anschließend werden konkrete Handlungsempfehlungen definiert (siehe Grafik 1 in der Bildergalerie).
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