Umsetzung erfolgt in zwei Stufen

Print Management und Document Solutions: Der eigentliche Nutzen sind effiziente Prozesse

Allein mit Print Management könnten Firmen Druckkosten bis zu 40 Prozent senken – und das ohne Einbußen von Qualität oder Funktionalitäten. Im Bereich Document Solutions sieht IDC sogar ein noch höheres Potenzial, denn hier werden Dokumentenprozesse optimiert. Dadurch können Fachabteilungen wesentlich produktiver arbeiten. Und genau hier steckt er eigentliche Nutzen: Die IT kann durch geeignete Maßnahmen das Unternehmensergebnis verbessern und somit einen deutlichen Beitrag zur Wertschöpfung leisten.

Die typische Vorgehensweise bei vielen Unternehmen auf dem Weg zu einem optimalen Druck- und Dokumentenmanagement erfolgt in zwei Stufen (Siehe nebenstehende Grafik). IDC sieht dabei die erste Stufe, also die Optimierung des Geräteparks und das Reduzieren von Druckkosten mit Hilfe von Print Management, lediglich als Zwischenschritt an, um sich dann dem eigentlichen Thema zu widmen, den Document Solutions.

Mit Document Solutions, der zweiten Stufe, lassen sich die Durchlaufzeiten von Prozessen erheblich verkürzen und der gesamte Lebenszyklus von Dokumenten – vom Erstellen über das sichere und teilweise automatische Verteilen, die Dokumentenausgabe als Ausdruck, E-Mail, per Fax oder in einer Datenbank bis hin zur rechtlich einwandfreien Archivierung – wird betrachtet. Die Praxis zeigt zudem, dass diese Vorgehensweise zwar idealtypisch, aber nicht zwingend notwendig ist. Mit Hilfe von Document Software und Services optimieren Unternehmen ihre Dokumentenprozesse oder lagern diese sogar komplett aus, obwohl – oder gerade weil – noch keine vollständige Konsolidierung des Geräteparks stattgefunden hat. Unternehmen können den Nutzen von Document Solutions direkt und sofort ausschöpfen.

Wie sich die Nachfrage laut IDC-Einschätzung entwickeln wird und welche Chancen Anbieter haben, erfahren Sie auf der nächsten Seite.